Was ist HCM-Software für Unternehmen und welches Ziel verfolgt sie?
HCM (Abkürzung von „Human Capital Management“) bezeichnet die Umsetzung von organisatorischen Taktiken zur Verwaltung und Entwicklung von Humanressourcen (dem Humankapital) innerhalb eines Unternehmens. Und eine HCM-Software wird als eine digitale Lösung zur Verwaltung aller HR-Prozesse definiert. Das Ziel einer HCM-Software für Unternehmen ist die Optimierung und Maximierung des geschäftlichen Werts des Humankapitals eines Unternehmens zur zentralen Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Recruiting, Weiterbildung, Lohnabrechnung und Performance, um Wettbewerbsvorteile zu gewinnen.
Warum HCM-Software für Unternehmen wichtig ist
Eine effektive HCM-Software ermöglicht es jedem Unternehmen, Human Capital-Initiativen erfolgreich umzusetzen. Außerdem hat HCM-Software den Nutzen, dass alle routinemäßigen Aufgaben automatisiert werden, was dazu beiträgt, dass Mitarbeiter:innen entlastet werden. Die HCM-Software in den Firmen zentralisiert alle HR-Daten, hält gesetzliche Vorgaben ein und erstellt strategische Personalplanungen im Unternehmen.
Die HCM-Software reduziert mögliche Fehler bei der Berechnung der Mitarbeitervergütung und sorgt neben der Verwaltung der Mitarbeiteranwesenheit auch für Verkehrssicherheit im Unternehmen. Das System dieses Personalwesens definiert durch die Verwaltung von Karrierepfaden den Weg für die Entwicklung des Humankapitals und ebnet den Weg für eine einfache und genaue Durchführung von Leistungsmanagementkursen sowie eine zeitnahe Überwachung und Rückmeldung.
- Datenbasiert Entscheidungen: Die HCM-Software für Unternehmen analysiert die Daten und stellt Prognosen, die dafür sorgen, dass bessere Entscheidungen über Arbeitspläne usw. im Unternehmen getroffen werden.
- Reduzierung von Verwaltungskosten: Durch die HCM-Software für Unternehmen werden die Prozesse automatisch durchgeführt, anstatt dass die Mitarbeiter:innen diese Aufgaben manuell machen, was indirket zur Reduzierung von Verwaltungskosten führt.
Wichtige Funktionen von HCM-Software für Unternehmen
Recruiting
Recruiting bezeichnet den Prozess, um neue Mitarbeiter:innen für das Unternehmen zu gewinnen. Die HCM-Software veröffentlicht zunächst Stellenangebote auf verschiedenen Kanälen, die das Unternehmen bestimmt. Nachdem die Bewerbungen an das Unternehmen geschickt worden sind, sammelt die HCM-Software diese Bewerbungen und verwaltet sie. Die HCM-Software trifft dann die Vorauswahl geeigneter Kandidat:innen anhand von Qualifikationen. Dann plant die Software Interviews und führt sie durch. Danach entscheidet sie über Einstellung oder Ablehnung der Bewerber:innen.
Onboarding
Dieser Prozess legt den Fokus auf die Einführung der Mitarbeiter:innen ins Unternehmen und ihre gezielte Produktivität. Die HCM-Software erstellt Einarbeitungsplänen und Checklisten. Dann stellt sie Schulungen, Trainings und Lernmaterialien bereit. Danach weist die HCM-Software Mentoren zu. Weiterhin verwaltet sie die Verträgen, Zugängen und IT-Ressourcen.
Bewerbertracking
Bei dieser Funktion handelt es sich um die Systematische Verwaltung aller Bewerbungen und Kandidaten durch den Recruiting-Prozess: Die HCM-Software speichert alle Bewerbungsunterlagen (Lebensläufe, Zeugnisse, Anschreiben) der Bewerber:innen und verfolgt nach, welche Schritte ein Bewerber bereits durchlaufen hat. Was die HCM-Software dann macht? – Sie markiert die Software jeden Bewerberstatus wie folgendes, wie z. B:
- „Interview geplant“,
- „Angebot gemacht“ oder
- „abgelehnt“ usw.
Die HCM-Software schickt automatisch die Benachrichtigungen an Bewerber:innen oder HR-Mitarbeiter:innen. Folgende Kennzahlen werden auch analysiert:
- Bewerberzahl
- Einstellungsquote
- Dauer des Recruiting-Prozesses usw.
Innere Verwaltung der Mitarbeiter:innen durch HCM-Software für Unternehmen
Zeit- und Abwesenheitsmanagement ist eine weitere Funktion von HCM-Software für Unternehmen, indem Urlaub, Krankheit und Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen genau gemessen werden. Was die Vergütung und Benefits betrifft, werden die Gehaltsabrechnung und Bonusprogramme genauer in Betracht gezogen.
Vorteile von HCM-Software für Unternehmen
- Effizienzsteigerung: Die bietet den Vorteil die Effizienz im Unternehmen zu steigern, indem sie dadurch viel Zeit spart. So laufen die HR-Ptrozesse transparent.
- Stärkere Mitarbeiterbindung: Die HCM-Software erhöht Mitarbeiterbindung, indem sie sowohl Personal und Zeitpläne effizient verwaltet, als auch sie bietet Entwicklungsmöglichkeiten.
- Fehlerreduzierung: Die HCM-Software reduziert mögliche Fehler bei der Berechnung der Mitarbeitervergütung und sorgt neben der Verwaltung der Mitarbeiteranwesenheit auch für Verkehrssicherheit im Unternehmen. Das Personalsystem definiert durch die Verwaltung von Karrierepfaden den Weg für die Entwicklung des Humankapitals und ebnet den Weg für eine einfache und genaue Durchführung von Leistungsmanagementkursen sowie eine zeitnahe Überwachung und Rückmeldung.
- Performance Management: Ein wichtiger weiterer Vorteil der HCM-Software ist das Performance Management, da das Führungsteam die Leistungen der Mitarbeiter:innen messen und ggf. bei möglichen Fehler verbessert. Die Leistungen werden beurteilt und ihre Feedbacks werden von dem Führungsteam analysiert.
Herausforderungen bei HCM-Software für Unternehmen
- Implementierungskosten: Die Implementierung einer HCM-Software ist kostenpflichtig, das heißt, dass die Unternehmen ein bestimmtes Budget dafür aufheben.
- Schulungsbedarf: Hinzu kommt die Schulungsbedarf der Mitarbeiter:innen, da die Mitarbeitenden mit der HCM-Software vertraut werden müssen, um optimal arbeiten zu können.
- Datenmigration aus alten Systemen: Eine weitere Herausforderung ist die Datenmigration aus alten Systemen, was zeitaufwändig sein kann. Außerdem müssen Schnittstellen zu ERP, Payroll oder anderen Systemen gestellt werden.
KI-Integration in HCM-Software für Unternehmen
Hier stellt sich die Frage, ob KI sich in HCM-Software für Unternehmen integrieren lässt oder nicht. Die Antwort lautet „Ja, HCM-Software für Unternehmen lässt sich mit KI kombinieren. KI unterstützt dabei, HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung zu automatisieren und zu verbessern. Durch den Einsatz von Technologien wie Maschinellem Lernen können Daten analysiert, passende Bewerber:innen schneller gefunden und Lernprozesse personalisiert werden. So wird HCM-Software für Unternehmen effizienter und strategisch wertvoller für Unternehmen.
Häufig gestellte Fragen zu HCM-Software für Unternehmen
1 – Welche Rolle spielt „Onboarding“ in HCM Systemen in meinem Unternehmen?
→ „Onboarding“ ist eine wichtige Funktion im HCM Systemen. Während die Software beim Recruiting Stellenangebote veröffentlicht, Bewerbungen sammelt, Kandidatenprofile verwaltet und bei der Vorauswahl geeigneter Bewerber:innen hilft, umfasst „Onboarding“ die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen durch Pläne, Schulungen, Mentoren-Zuweisung und die Verwaltung von Verträgen und IT-Zugängen.
2 – Welche Herausforderungen könnten bei der Implementierung von HCM-Software in Unternehmen auftreten?
→ Die HCM-Software bietet natürlich viele Vorteile. Sie steigert Effizienz, reduziert Fehler, unterstützt Performance Management und verbessert die Mitarbeiterbindung. Jedoch hat sie auch Herausforderungen, die Sie in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen müssen, wie z.B: Kosten, Schulungsbedarf, Datenmigration aus alten Systemen und Schnittstellen zu ERP, Payroll oder anderen Tools.
3 – Wie kann HCM-Software die Mitarbeiterbindung verbessern und die Personalplanung unterstützen?
→ HCM-Software bietet Zeit- und Abwesenheitsmanagement, indem sie Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und die genaue Gehaltsabrechnung sowie Planung von Ressourcen unterstützt. Aus diesem Grund wird Mitarbeiterbindung durch transparente Prozesse, gezielte Entwicklungsmöglichkeiten, Performance Management und optimiertes Zeitmanagement verbessert. Wie die Personalplanung durch HCM-Software für Unternehmen unterstützt wird: Durch datenbasierte Reports und Prognosen können HR-Abteilungen strategische Entscheidungen treffen und Personalressourcen effizient planen.
4 – Kann man KI in HCM-Software für Unternehmen integrieren?
→ Ja, HCM-Software für Unternehmen lässt sich mit KI kombinieren. KI unterstützt dabei, HR-Prozesse wie Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung zu automatisieren und zu verbessern. Durch den Einsatz von Technologien wie Maschinellem Lernen können Daten analysiert, passende Bewerber:innen schneller gefunden und Lernprozesse personalisiert werden. So wird HCM-Software effizienter und strategisch wertvoller für Unternehmen.
5 . Welche Krieterien muss ich bei der Wahl von richtiger HCM-Software für Unternehmen beachten?
→ Bei der Auswahl der passenden HCM-Software für Ihr Unternehmen sollten Sie mehrere Kriterien berücksichtigen:
- Funktionsumfang: Prüfen Sie, ob die Software alle wichtigen HR-Bereiche abdeckt – von Recruiting, Onboarding, Zeit- und Abwesenheitsmanagement bis hin zu Performance Management und Mitarbeiterentwicklung.
- Integration: Die HCM-Software sollte nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen wie ERP, Payroll, Buchhaltung oder anderen HR-Tools zusammenarbeiten, um doppelte Datenpflege zu vermeiden.
- Skalierbarkeit: Achten Sie darauf, dass das System mit Ihrem Unternehmen wachsen kann – sowohl in der Anzahl der Mitarbeiter als auch bei zusätzlichen Funktionen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv bedienbar sein, damit HR-Mitarbeiter:innen und Führungskräfte schnell damit arbeiten können.
- Datensicherheit & Compliance: Stellen Sie sicher, dass die Software gesetzliche Vorgaben (z. B. DSGVO) erfüllt und sensible Mitarbeiterdaten sicher verwaltet.
- Support & Schulung: Ein guter Anbieter bietet Einführungsunterstützung, Schulungen und regelmäßige Updates, um die Nutzung langfristig zu sichern.
Fazit
HCM-Software ist ein wichtiges, digitales Tool für Unternehmen und Firmen, wenn diese ein modernes HR-Management erzielen. Eine geplanten Implementierung einer HCM-Software unterstützt Unternehmen dabei, Daten zu zentralisieren, Prozesse zu automatisieren und Reports zu erstellen. Daher können Unternehmen nicht nur Effizienz und Transparenz steigern, sondern auch Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Weiterhin zentralisiert HCM-Software für Unternehmen alle HR-Daten, automatisiert Prozesse wie Recruiting, Onboarding, Zeit- und Abwesenheitsmanagement sowie Gehaltsabrechnung und bietet detaillierte Reports über Mitarbeiterleistung und Bewerbungsprozesse.
Dadurch werden HR-Aufgaben effizienter und fehlerfrei erledigt. Personalverantwortliche Mitarbeitende verfügen jederzeit über einen klaren Überblick über Mitarbeiterdaten, Bewerbungsstatus und Leistungskennzahlen. Routineaufgaben werden reduziert, und Entscheidungen können datenbasiert und schneller getroffen werden. Unternehmen profitieren von höherer Produktivität, besserer Mitarbeiterbindung und transparenteren Prozessen. HR-Teams sparen Zeit, die für strategische Aufgaben wie Personalentwicklung und Talentförderung genutzt werden kann. Insgesamt steigert die HCM-Software die Effizienz des Unternehmens, reduziert Kosten und unterstützt eine zukunftssichere Personalstrategie, die Wettbewerbsvorteile sichert.